Capítulo 2. Medición de las cargas administrativas de los trámites del Instituto Mexicano del Seguro Social
En este capítulo se presenta la medición de las cargas administrativas para los trámites del IMSS. Primero se muestra la medición de las cargas administrativas totales agregadas y se contrastan las cargas totales por versión de trámite – presencial, internet y aplicación móvil – con la población de cada versión de trámite. También se incluye la medición de cargas unitarias y totales de los trámites organizado por área administrativa del IMSS, y se hace énfasis en las mediciones de cargas para aquellos trámites que se pueden realizar por medios digitales. El capítulo finaliza con la identificación de los trámites que representan el 81% de la carga total del IMSS.
Cargas administrativas totales
La carga administrativa total se define como la carga administrativa unitaria del trámite multiplicado por el número de veces que este se llevó a cabo durante un periodo dado (población). A su vez, la carga administrativa unitaria de cada trámite, es el resultado de multiplicar el tiempo de gestión del trámite que dedican los usuarios por la valoración del costo de oportunidad o salario de cada tipo de usuario.
Para los 84 trámites1 analizados, la carga administrativa total, utilizando la población de usuarios de trámites, sumó MXN 14 123 millones. Como se puede ver en la Gráfica 2.1, la mayor proporción de las cargas (98% que equivalen a MXN 13 799 millones), que enfrentan los derechohabientes y empresas del IMSS fueron originadas por trámites realizados en formato presencial. En cambio, la carga administrativa que generan los trámites digitales suma apenas 2%, que equivale a MXN 324.1 millones.
Si comparamos la carga total con el número de solicitudes que se presentaron en el 2017 (población) por modalidad de presentación, se puede observar que los trámites a través de TICs generan una carga proporcionalmente menor comparado con los trámites presenciales, lo cual es evidencia de los beneficios de los trámites digitales. En la Gráfica 2.2 se observa que el 2% de la carga total, la cual tiene su origen en los trámites realizados por internet, se genera por el 17% del total de solicitudes entregadas en el 2017. Además, el 0.2% de la carga total es generada por el 2% de las solicitudes realizadas por medio de la aplicación móvil.
La información que se nuestra en la Gráfica 2.2 indica que el uso de trámites digitales genera beneficios a los usuarios, ya que la carga administrativa a la que se enfrentan los usuarios por realizar trámites a través de este medio es mucho menor, comparado con los trámites presenciales. La información que muestra la Gráfica 2.3 confirma esta conclusión: la carga administrativa unitaria promedio de los trámites digitales es significativamente menor. El trámite presencial genera en promedio MXN 94.4; en cambio la carga administrativa promedio del trámite por internet es MXN 9.5 y en dispositivos móviles es MXN 8.7. En promedio, un trámite presencial genera 10 veces más carga administrativa al usuario que la modalidad en internet y 10.8 veces más que la aplicación móvil.
Nota: El promedio es ponderado por la población de cada trámite.
En la Gráfica 2.4 se muestran las cargas administrativas totales para cada una de las coordinaciones del IMSS, y en la Gráfica 2.5 se muestra la contribución en porcentaje de cada área. En los apartados siguientes se indica para cada coordinación, la carga unitaria para cada trámite, así como la población y la carga administrativa total para cada trámite.
Es importante señalar que la carga total por coordinación administrativa es solamente una referencia para los trámites analizados, ya que como fue mencionado, el análisis no incluye a la totalidad de trámites existentes. Por esta razón, es posible que otros trámites que no fueron costeados sumen cargas relevantes.
Tomando en cuenta esta salvedad, la CAISPN es la unidad administrativa que acumula las mayores cargas con MXN 8 594 millones, equivalente al 61% de los cargas totales del IMSS. De hecho, la CAISPN y la CCEVD que acumulan MXN 11 675 millones, representan el 83% de la carga total. La Gráfica 2.4 y Gráfica 2.5 muestran que, si bien es importante reducir las cargas a nivel institucional, la estrategia del IMSS para continuar con la simplificación administrativa debería incluir a la CAISPN y la CCEVD. En cualquier caso, en los capítulos finales se revisará la estrategia de reducción de cargas a nivel de trámite, la cual puede incluir otras coordinaciones.
Coordinación de Afiliación
Cargas administrativas totales por trámite
La CA es la encargada del primer contacto que tiene el IMSS con las empresas y los derechohabientes, ya sea para darse de alta como patrón o registrar a nuevos trabajadores, o que los derechohabientes puedan obtener su Número de Seguridad Social (NSS). La CA cuenta con 48 trámites, de los cuales, solamente tres fueron seleccionados para el estudio: Alta Patronal para persona física o persona moral (IMSS-02-001-A e IMSS-02-001-C) y la Solicitud de Asignación o localización de Número de Seguridad Social (IMSS-02-008).
La CA es la tercera coordinación con mayor carga administrativa del IMSS, con el 6.5% de la carga total. Los tres trámites analizados de esta coordinación que se muestran en la Gráfica 2.6 se encuentran entre los diez con mayores cargas administrativas del IMSS, y uno de ellos dentro de los cuatro trámites que representan más del 80% de la carga total del IMSS (véase siguiente subsección).
Cargas administrativas totales por versión
Los trámites de la CA cuentan con versión digital. El trámite IMSS-02-008 puede ser realizado de forma presencial (en ventanilla), por internet (Servicios Digitales del IMSS) o, a través la aplicación móvil del IMSS (IMSS Digital); los trámites IMSS-02-001 A y C pueden ser realizados de forma presencial o por internet.
En la Gráfica 2.7 se puede observar el impacto de la penetración en el uso de plataformas digitales sobre la carga de cada trámite de la CA, y el Cuadro 2.1 contiene los datos sobre cargas administrativas totales y población para los trámites de la CA. El 86.2% de las solicitudes (población) de los trámites de la CA son por medios digitales (internet más aplicación móvil), los cuales representan únicamente el 13.8% de la carga total de la coordinación.
El Cuadro 2.1 muestra que la versión por internet del trámite IMSS-02-001-A tiene una población que representa el 50.4% de la población de dicho trámite y la carga correspondiente sólo representa el 9.2%, lo cual de nuevo demuestra los beneficios para los usuarios de los trámites digitales.
También destaca que el trámite IMSS-02-008 tiene un uso intensivo en formatos digitales: 83.5% de las solicitudes por internet y 3.1% por aplicación móvil. La carga total para cada una de estas modalidades es de 16.6% por internet y 1% por aplicación móvil. Estos datos sugieren que los beneficios de la simplificación y la digitalización de los trámites de la CA para los usuarios son claros.
Coordinación de Atención Integral a la Salud en el Primer Nivel
Cargas administrativas totales por trámite
La CAISPN se encarga de la atención a los derechohabientes en su primer contacto con el IMSS en temas de salud. En este ejercicio se realizó la medición de cargas administrativas de cuatro trámites: Atención Médica en Unidades de Medicina Familiar (IMSS-03-011), Prescripción Médica de Oxígeno Domiciliario (IMSS-03-014), Solicitud de Atención Médica Domiciliaria (IMSS-03-019) y Solicitud de Expedición de Certificado de Defunción (IMSS-03-020).
La CAISPN es la coordinación con la mayor carga administrativa en el IMSS, con 60.8% del total (véase Gráfica 2.5), principalmente por el trámite Atención Médica en Unidades de Medicina Familiar. Este es el trámite con las mayores cargas del IMSS, ya que representa el 60.7% de la carga total de los trámites analizados con MXN 8 573 millones (véase Gráfica 2.20) y el 99.8% de la carga de la coordinación (véase Gráfica 2.8 y Cuadro 2.2).
Para los trámites IMSS-03-014 e IMSS-03-019 no se pudo calcular la carga administrativa total, puesto que no se tienen registros de la población.
Cargas administrativas totales por versión
La CAISPN tiene únicamente un trámite digitalizado, la Atención Médica en Unidades de Medicina Familiar (IMSS-03-011). El trámite puede ser realizado a través de cinco diferentes canales: Presencial, Presencial re-agenda, Internet, Aplicación Móvil (App) y Teléfono. Durante la estimación se identificó que la cita vía telefónica tiene el mismo costo que la versión de internet.
En la Gráfica 2.9 se observa que la mayor proporción de las cargas administrativas para el trámite IMSS-03-011 corresponde a la versión presencial y presencial re-agenda (en la cual los derechohabientes obtienen una nueva cita en la misma visita de su consulta médica. Ambas suman MXN 8 521 millones. El número de solicitudes que corresponde a esta carga en el 2017 representó el 94.5%, dejando el 5.5% para modalidades digitales y la versión por teléfono.
Nota: IMSS-03-011: Atención Médica en Unidades de Medicina Familiar.
El Cuadro 2.2. presenta las cargas unitarios, la población que realiza el trámite y la carga administrativa total, por versión de cada trámite. En el trámite IMSS-03-011 destaca que la carga unitaria de la modalidad presencial re-agenda es menor que la presencial, ya que el usuario ya se encuentra en la UMF y no existen cargas administrativas por traslados. Asimismo, la diferencia en carga unitaria entre las versiones presenciales del trámite y las digitales es significativa. También destaca que el uso de las opciones digitales en este trámite es muy poco prevalente. La intensificación de esfuerzos de promoción de las versiones digitales del trámite IMSS-03-011 resultaría en reducciones de cargas administrativas para el usuario.
Finalmente, para los trámites IMSS-03-014 e IMSS-03-019 no fue posible calcular las cargas totales por falta de registros de la población de los trámites.
Coordinación de Bienestar Social
La CBS es la encargada de proporcionar al derechohabiente como parte de sus prestaciones sociales, servicios que tienen como finalidad fomentar la salud, prevenir enfermedades y accidentes y contribuir a la elevación general de los niveles de vida de la población. El trámite de la coordinación que más veces se realizó en 2017 fue la Inscripción a Cursos y Talleres de Prestaciones Sociales Institucionales para Pensionados IMSS (IMSS-04-001-B) con 131,470 solicitudes (véase Gráfica 2.10 y Cuadro 2.3). Asimismo, es el trámite más costoso de la CBS, con MXN 18.2 millones, el cual es equivalente al 75.1% de la carga total de la coordinación. El segundo trámite más oneroso es la Inscripción a Cursos y Talleres de Prestaciones Sociales Institucionales Modalidad A) Jubilado IMSS (IMSS-04-001-A) con MXN 3.4 millones que equivale al 14.3% de la carga de la CBS.
La CBS es la segunda coordinación del IMSS que menos cargas administrativas genera para los derechohabientes (véase Gráfica 2.5), sin embargo, en la actualidad, la Coordinación no cuenta con ningún trámite digitalizado, por lo que la digitalización de algunos de sus trámites puede traer beneficios para los usuarios.
Coordinación de Centros Vacacionales, Velatorios, Unidad de Congresos y Tiendas
La CCVVUCT es la responsable de los servicios del IMSS que proporciona al público en general, como lo son velatorios, centros vacacionales, la Unidad de Congresos del Centro Médico Nacional Siglo XXI y las tiendas del IMSS.
Para el estudio, se analizaron tres trámites. Los resultados se muestran en la Cuadro 2.4 y la Gráfica 2.11. La CCVVUCT tiene una carga administrativa total de MXN 22.3 millones. El 95.2% de esta carga corresponde al trámite IMSS-05-003, con una población de 328,786.
Al ser servicios abiertos al público, los usuarios se verían altamente beneficiados por la digitalización. Principalmente del trámite IMSS-05-0032, puesto que existen plataformas digitales que brindan servicios similares.
Coordinación de Clasificación de Empresas y Vigencia de Derechos
Cargas administrativas totales por trámite
La CCEVD atiende los temas relacionados a que el derechohabiente pueda utilizar o recibir los servicios del IMSS, ya sea consultar la vigencia de derechos, obtener una constancia de semanas reconocidas, o registrarse, actualizar datos o darse de baja de los servicios del IMSS. La CCEVD es la que cuenta con la mayor cantidad de trámites y servicios de los considerados para el estudio, al tener 22 de los 87 trámites analizados.
Loa trámites del CCEVD generan el 21.8% de la carga total del IMSS (véase Gráfica 2.5 arriba). Tiene cuatro de los diez trámites con mayores cargas del IMSS, la Solicitud de Constancia de Vigencia de Derechos por parte del asegurado (IMSS-02-020-B), Registro de hijo en UMF (IMSS-02-066-J), Registro de asegurado o pensionado en UMF (IMSS-02-066-M), y Actualización de datos de hijo (IMSS-02-066-K), con un 9.8%, 2.9%, 2.2% y 1.4% de la carga total del IMSS, respectivamente (véase Gráfica 2.20 hacia el final del capítulo).
En la Gráfica 2.12 se muestra la carga total por trámite de esta coordinación, y en el Cuadro 2.5 se incluyen los datos de población y cargas desagregados por modalidad de presentación del trámite. Los trámites de Constancia de Desempleo y Autorización de servicios del IMSS en circunscripción foránea tanto por parte del patrón como del trabajador (IMSS-02-019 modalidad A y B) fueron eliminados antes del 2016, por lo que la carga administrativa total de esos trámites es cero.
Cargas administrativas totales por versión
La CCEVD tiene 20 trámites que pueden ser realizados a través de internet, incluyendo uno que cuenta con versión de aplicación móvil (IMSS-02-025-A). El 36.6% de los trámites de la coordinación son realizados a través de internet, estos representan únicamente el 1.7% de los cargas totales.
La Gráfica 2.13 muestran los cinco trámites con las cargas totales más altas de la CCEVD divididos en sus diversas versiones.
Los cinco trámites con las mayores cargas de la CCEVD son equivalentes al 79% de la carga total de los trámites de dicha coordinación. Sin embargo, la versión presencial representa el 78%, mientras que el 1% corresponde a la versión internet. El costo unitario promedio en la versión presencial es de MXN 192.4, mientras que el de la versión internet es de MXN 9.8, lo que significa 19.6 veces el costo de la versión internet. La CCEVD tiene un área de oportunidad para reducir significativamente las cargas administrativa, si promueven el uso de los medios digitales.
Coordinación de Cobranza
Cargas administrativas totales por trámite
La CC se ocupa de la recaudación del pago de las contribuciones de seguridad social que realizan los patrones a partir de los trámites empresariales del IMSS. En el reporte se analizaron tres trámites: Solicitud de Estado de Adeudo (IMSS-02-096), Sistema de Pagos Referenciados (SIPARE) y la Opinión del Cumplimiento de Obligaciones Fiscales en Materia de Seguridad Social (Opinión 32D).
La Gráfica 2.14, Gráfica 2.15 y el Cuadro 2.6 contienen los resultados de la medición. El SIPARE es el trámite con la mayor carga total de la coordinación. Es el sistema para patrones por medio del cual es generada una línea de captura, misma que es utilizada para realizar el pago de las contribuciones de seguridad social del IMSS. Sobresale que se encuentra dentro de los tres trámites con mayores cargas del IMSS con una carga de MXN 876 millones que representa el 6.2% de la carga total del IMSS.
Cargas administrativas totales por versión
Los tres trámites de la CC tienen versión digital. El trámite SIPARE se inicia por internet y permite que el patrón realice el pago de sus obligaciones ya sea en la ventanilla bancaria o por internet. Actualmente, solo el 30% de los pagos se realiza por internet (población) y esto representa el 7% del costo total del trámite. Los trámites IMSS-02-096 y la Opinión 32D son los únicos del IMSS donde el 100% de la población es por internet (véase Cuadro 2.6 y Gráfica 2.15).
Coordinación de Educación en Salud
La CES atiende los temas relacionados con los servicios educativos del área de la salud en el IMSS. Aquellos médicos que deseen ingresar como residentes en el IMSS para una especialidad de entrada directa, deberán iniciar una Solicitud para que médicos mexicanos ingresen como residentes en el Instituto Mexicano del Seguro Social Modalidad A) Aspirantes externos al IMSS para especialidades de entrada directa (IMSS-03-002-A). En 2017, el Instituto recibió un total de 5,336 solicitudes, siendo el trámite con la mayor población y carga total de la CES, con MXN 14.1 millones (véase Cuadro 2.7 y Gráfica 2.16). Cabe señalar que los trámites IMSS-03-001 e IMSS-03-004 fueron eliminados en el 2017.
Coordinación de Prestaciones Económicas
La CPE atiende los temas relacionados con los beneficios económicos que los trabajadores y sus beneficiarios tienen derecho a recibir. Algunos de estos son: pensiones (de retiro, de vejez, de viudez, por invalidez, etcétera), ayudas monetarias (por contraer matrimonio o para funeral), préstamos a cuenta de pensión, finiquitos de pensión (por cumplir con los supuestos de ley o contraer nuevas nupcias), o aclaraciones de pagos de pensión.
Los resultados de la medición de las cargas administrativas de la CPE se incluyen en el Cuadro 2.8 y en la Gráfica 2.8. El trámite con las mayores cargas en la CPE es el IMSS-01-002, mismo que corresponde a la Solicitud de Pensión de Cesantía en Edad Avanzada o Vejez. Representa el 28% del costo de la CPE y es el segundo trámite con mayor población de la coordinación, con 323,990. El trámite IMSS-01-015— Solicitud para préstamo a cuenta de pensión del régimen de la Ley del Seguro Social 1973— es el trámite con la mayor población de la CPE, con 466,129, y es el segundo trámite con mayor carga administrativa de la coordinación. Del trámite IMSS-01-029-B no se obtuvo la carga total debido a que la CPE no tiene información de la población.
Al corte del análisis del presente reporte CPE no tiene ningún trámite digitalizado; sin embargo, el IMSS continúa realizado esfuerzos de simplificación y digitalización. Dentro de su plan a corto plazo tienen el objetivo de, al menos, implementar que todos sus trámites puedan ser iniciados por internet y que únicamente acudan en una ocasión a la ventanilla, para concluir el proceso.
Coordinación de Salud en el Trabajo
La CST es la responsable de la evaluación de incapacidad o invalidez para los trabajadores o beneficiarios que han sufrido algún accidente, y determinar el momento en que pueden retomar sus actividades. La CST cuenta con tres trámites: Calificación y Dictaminación de Riesgos de Trabajo (IMSS-03-008), Determinación del Estado de Invalidez (IMSS-03-009) y Solicitud de Dictamen de Incapacidad para Beneficiario Hijo (IMSS-03-010).
El Cuadro 2.9 y Gráfica 2.18 muestran los resultados de la medición de cargas de la CST. El trámite IMSS-03-008 es el más relevante de la coordinación, puesto que es el trámite a través del cual los trabajadores pueden obtener una incapacidad laboral, y con ello, seguir recibiendo su salario. El trámite se ubica dentro de los diez trámites más onerosos, en la posición 7, representa el 1.4% de la carga total del IMSS. En 2017, el trámite fue solicitado 709,465 veces, lo cual representó una carga total de MXN 197.9 millones, que equivale al 88% de la carga de la CST.
Coordinación del Servicio de Guardería para el Desarrollo Integral Infantil
Cargas administrativas totales por trámite
La CSGDII es la responsable del proceso de ingreso de los infantes a las guarderías del IMSS. Cuatro diferentes perfiles de derechohabientes pueden hacer uso de los servicios de guarderías: trabajadora, trabajador viudo, trabajador divorciado y trabajador que ejerce la patria protestad, todos ellos deben estar inscritos bajo el régimen obligatorio.
El Cuadro 2.10 y la Gráfica 2.19 muestran los resultados de la medición de la cargas de los trámites de la CSGDII. Todos los trámites de esta coordinación pueden ser realizados de forma presencial en las guarderías del IMSS o ser iniciados a través de internet. Sobresale el trámite IMSS-01-006-A, que tuvo una población total de 223,215 y es el 99.7% de la carga total de la coordinación—MXN 55.7 millones. En contraste, la segunda mayor carga total representa tan sólo el 0.1%, MXN 90 111, y corresponde al trámite IMSS-01-006-D.
Cargas administrativas totales por versión
Los cuatro trámites de la CSGDII pueden ser iniciados por internet. Esta es la coordinación con la mayor proporción de población que realiza los trámites por internet, con 50.3% (112 569). No obstante, la carga unitaria de la versión por internet de los trámites es muy similar al presencial. Ello se debe a que el ciudadano aún debe realizar más de la mitad del trámite en las instalaciones del IMSS (guardería y UMF). Los trámites de esta área administrativa no se pueden realizar en su totalidad de forma remota, ya que los usuarios deben de acudir a la guardería para recibir una charla informativa.
Trámites con las mayores cargas administrativas
Los cuatro trámites que se muestran en la Gráfica 2.20 representan 81% de la carga administrativa total del IMSS, que corresponde a poco más de MXN 11 400 millones. La Atención Médica en Unidades de Medicina Familiar (IMSS-03-011) es el trámite con la mayor carga total del IMSS: MXN 8 573 millones y supone por sí solo el 61% de la carga total del IMSS.
Los cuatro trámites que muestra la Gráfica 2.20 ya se encuentran digitalizados, sin embargo, el uso de las versiones digitales aun no es común. Tan solo el 18% de estos trámites se llevó a cabo por medios digitales en 2017. Lo anterior, da una idea del impacto potencial que tendría la difusión del uso de medios digitales de estos trámites en la carga total potencial. En el Capítulo 4 se describe el potencial de la reducción de cargas bajo un escenario de uso más frecuente de la modalidad digital en los trámites del IMSS.
Resumen de mensajes claves del capítulo
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La carga administrativa unitaria de cada trámite es el resultado de multiplicar el tiempo de gestión del trámite que dedican los usuarios por la valoración del costo de oportunidad o salario de cada tipo de usuario.
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La carga administrativa total se define como la carga administrativa unitaria del trámite multiplicado por el número de veces que este se llevó a cabo durante un periodo dado (población).
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Para los 84 trámites analizados (para tres trámites no se tuvieron los registros de población) la carga administrativa total fue de MXN 14 123 millones. 98% de estas cargas fueron originadas por trámites realizados en formato presencial y 2% fueron generadas por los trámites digitales.
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En el IMSS, los trámites a través de TICs generan una carga proporcionalmente menor comparado con los trámites presenciales: el 2% de las cargas son generadas por trámites digitales, que involucra al 17% de la población de los usuarios de trámites. En contraste, el 83% de la población que hace los trámites de manera presencial, se enfrentan al 98% de las cargas de los trámites del IMSS.
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El uso de trámites digitales genera beneficios a los usuarios, ya que la carga administrativa a la que se enfrentan los usuarios por realizar trámites a través de este medio es mucho menor. La carga administrativa unitaria promedio de los trámites digitales es significativamente menor. El trámite presencial genera en promedio MXN 94.4; en cambio la carga administrativa promedio del trámite por internet es MXN 9.5 y en dispositivos móviles es MXN 8.7.
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En promedio un trámite presencial genera 10 veces más carga administrativa al usuario que la modalidad en internet y 10.8 veces más que la aplicación móvil.
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Los trámites de dos coordinaciones del IMSS acumulan el 83% de las cargas generadas: la CAISPN y la CCEVD.
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Cuatro trámites concentran el 81% de las cargas totales del IMSS: el IMSS-03-11, IMSS-02-020-B, SIPARE e IMSS-02-008, por lo que los esfuerzos futuros de reducción de cargas en el IMSS los debería incluir como prioridad.
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La evidencia muestra que la carga administrativa unitaria de la modalidad de trámite por internet o por aplicación móvil en las coordinaciones del IMSS analizadas es significativamente menor, con la excepción de la CSGDII, en la cual el usuario aún tiene que visitar las oficinas varias veces a pesar de iniciar el trámite por internet.
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Asimismo, con algunas excepciones, la evidencia muestra que el uso de las modalidades digitales de trámites es poco prevalente entre los usuarios del IMSS.
Referencia
SCM Network ((n.d.)), “International Standard Cost Model Manual, Measuring and reducing the administrative burdens for businesses”, Standard Cost Model Network, http://www.oecd.org/gov/regulatory-policy/34227698.pdf.
Notas
← 1. Como se mencionó en la fase 3 del Anexo 1.A, para tres trámites de los 87 seleccionados para el estudio no se determinaron cargas administrativas debido a la falta de información sobre la población que realiza el trámite.
← 2. Se pueden realizar reservaciones para los Centros Vacacionales y la Unidad de Congresos a través del call center del IMSS.